Statsbudgeten 2012

6. Utveckling av förvaltningen

Målet för utvecklingen av förvaltningen är att produktiviteten inom den offentliga förvaltningen ska vändas uppåt. På så sätt kan man stödja hanteringen av hållbarhetsunderskottet och göra det möjligt att bevara välfärdsmodellen. För att stödja välfärdsmodellen behövs gemensamma, genomgripande ändringsåtgärder inom hela den offentliga förvaltningen. Detta innebär att också relationen mellan stat och kommun bör vidareutvecklas.

I syfte att att reformera den offentliga förvaltningen skapas en gemensam vilja för förvaltningen. Avsikten är att förbättra hanteringen av helheten, stärka den offentliga ekonomin och dess styrning som helhet, ta in medborgarnas delaktighet som en viktig resurs i förvaltningen, genom digitalisering främja en omvandling av förvaltningen och serviceproduktionen, föra samman förvaltningen i strukturer som samverkar på ett flexibelt och effektivt sätt, förnya servicestrukturerna så att det skapas flera servicekanaler och förnya verksamhetsätten så att de blir kundorienterade samt stärka det offentliga ledarskapet i syfte att genomföra förändringen av förvaltningen.

Medborgarnas rätt till en god förvaltning ska tryggas, medborgarnas och företagens administrativa börda ska minskas och öppenheten i förvaltningen förbättras genom olika projekt och åtgärder på det sätt som förutsätts i regeringsprogrammet.

Avsikten är att tillgången till offentlig service ska tryggas och den offentliga servicens produktivitet, effektivitet och resultat förbättras genom att man utvecklar organisations- och servicestrukturerna, styrningssystemen, verksamhetsprocesserna och IKT-verksamheten samt ledarskapet och välbefinnandet i arbetet.

Att man styr och utvecklar statens gemensamma funktioner är av central betydelse bl.a. med tanke på fullföljandet av de mål om omkostnadsbesparingar som skrivits in i regeringsprogrammet och med tanke på förenhetligandet av förvaltningsförfarandena.

6.1. Utveckling av verksamhetssätten, strukturerna och processerna inom förvaltningen

Statens centralförvaltning

Finansministeriet utvecklar och stärker koncernstyrningen i samarbete med statsrådets kansli och de övriga ministerierna.

Statens resultatstyrningssystem ses över så att det får en mer strategisk inriktning och blir mindre tungrott, mer sektorsövergripande och mer enhetligt. Genom att utveckla resultatstyrningssystemet säkerställer man att regeringens strategi verkställs så effektivt och resultatrikt som möjligt i de olika delarna av förvaltningen.

Behovet av att reformera statens centralförvaltning utreds genom ett utredningsprojekt.

Regionförvaltningen

Inom regionförvaltningen effektiviseras närings-, trafik- och miljöcentralernas och regionförvaltningsverkens styrningssystem, och verksamheten vid dessa ämbetsverk utvecklas utifrån deras nuvarande antal och struktur. Den styrning som statens centralförvaltning utövar görs tydligare och förenhetligas i förhållande till regionförvaltningen. Man ser till att statens centralförvaltning fungerar på ett mer enhetligt sätt i de olika delarna av landet. Regeringen överlämnar år 2012 till riksdagen en redogörelse om verkställigheten av den regionförvaltningsreform som trädde i kraft vid ingången av 2010 och om hur målen för reformen har nåtts.

Utveckling av servicestrukturen inom den offentliga förvaltningen

Man genomför en utredning och utarbetar en övergripande plan som inkluderar behövliga åtgärdsförslag som gäller utbudet av närservice för medborgarna, dvs. utvecklande av statens lokalförvaltning, kommunerna och samservicen. Avsikten är att utvidga samservicen med sikte på att på kommunal nivå skapa ett heltäckande nätverk av samservicekontor i hela landet. År 2012 ska det fastställas vilka tjänster de statliga myndigheterna och kommunerna ska tillhandahålla vid varje enskilt samservicekontor, och tillhandahållande av service som distansservice ska utvidgas. Man utreder vilka möjligheter kommunerna har att fungera som ansvarig myndighet och som det centrala kundgränssnittet för offentlig service vid samservicekontoren. En allmän rådgivningstjänst för medborgarna bereds. Rådgivningstjänsten ska tillhandahålla servicerådgivning i samband med sådana icke-brådskande samtal som annars belastar nödcentralerna.

Utlokaliseringar

Resultaten av och förfarandena vid utlokaliseringen av statliga funktioner ska utredas och utlokaliseringsåtgärdernas kvalitet och kostnadseffektivitet ska bedömas. På basis av utredningen och bedömningen kan utlokaliseringen fortsätta utifrån totalekonomiska grunder i samband med omorganisering av funktioner eller inrättande av nya funktioner. Vid utlokalisering ska hänsyn tas till regionernas egna styrkeområden och till en god personalpolitik.

Reformen av statens ekonomi- och personalförvaltning

Den reform av statens ekonomi- och personalförvaltning som inleddes 2004 har nu nått den fas där det centraliserat anskaffade gemensamma datasystemet ska tas i bruk. I reformen av verksamhetsmodellen ingår en översyn av tillvägagångssätt, processer och informationsstrukturer inom statens ekonomi- och personalförvaltning, en övergång till en modell med servicecenter i produktionen av volymtjänster för ekonomi- och personalförvaltningen samt ibruktagandet av ett gemensamt datasystem för ekonomi- och personalförvaltningen vid ämbetsverken och servicecentret. Med stöd av resultaten från projektet kommer man att fullfölja de mål som har satts för statens ekonomi- och personalförvaltning:

• Staten har en effektiv och högklassig ekonomi- och personalförvaltning
• Servicecentret samarbetar aktivt med de ämbetsverk som använder dess tjänster
• Samarbetet stöds genom att tillvägagångssätt och informationssystem är enhetliga och utvecklas
• Genom reformen minskar de totala kostnaderna för statens ekonomi- och personalförvaltning, garanteras en enhetlig kvalitet och förbättras ekonomi- och personalförvaltningens rapportering.

I budgetpropositionen för 2012 föreslås för förnyande av datasystem och processer för statens ekonomi-, personal- och lokalförvaltning ett anslag på sammanlagt 26,9 miljoner euro under moment 28.70.02. Största delen av anslaget ska användas för genomförandet av statens datasystem för ämbetsverkens gemensamma ekonomi- och personalförvaltning (Kieku). En pilotanvändning av Kieku-datasystemet har år 2011 genomförts vid två ämbetsverk (Statskontoret och Finlands Akademi). På basis av pilotanvändningen behöver systemet ännu finslipas innan det tas i drift vid de stora ämbetsverken. Man blir också tvungen att återgå till den ursprungliga, långsammare tidtabellen för idrifttagningen bl.a. på grund av att de utgångsuppgifter som ämbetsverken fört in i systemet behöver förenhetligas i större utsträckning än beräknat. Målet är att alla ämbetsverk och inrättningar ska omfattas av det gemensamma systemet år 2015.

Verksamheten vid Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, som har bildats att fyra tidigare servicecentraler, har kommit väl i gång 2010. Åtgärder har vidtagits för att rätta till de brister i servicen som den stora kundtillströmningen i årsskiftet 2009—2010 och den snabba utökningen av funktionerna ledde till närmast i verksamhetsstället i S:t Michel. Ett mål för 2012 är att stödja införandet av Kieku-datasystemet vid bokföringsenheterna och fortsätta att samordna serviceprocesserna så att effektiva tjänster av jämn kvalitet kan garanteras.

En effektivare användning av statens lokaler

I enlighet med statens lokalstrategi ska arbetsmiljöerna inom den statliga sektorn förbättras i samband med renoveringar och ombyggnadsarbeten så att lokalerna stöder verksamheten kostnadseffektivt och att statens helhetsintresse och en samhällsansvarig verksamhet kan säkerställas i de lösningar som gäller lokalerna. Den fas av stora reformer som pågår inom förvaltningen skapar visserligen möjligheter men medför också utmaningar när det gäller att effektivisera användningen av lokalerna. De lösningar man går in för är avgörande för i vilken grad man i fortsättningen kan anpassa lokalerna och lokalkostnaderna till förändrade organisationsstrukturer, arbetsplatsernas lokalisering och minskningar av antalet anställda, trygga resurser för ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas kärnfunktioner och beakta energisparmålen.

I syfte att åstadkomma en effektivisering när det gäller statens gemensamma styrning av sina lokaler och även när det gäller själva lokalerna och energiåtgången ska uppgifterna om statliga ämbetsverks och inrättningars lokaler samlas i en enhetlig databas. Under den första fasen är målet heltäckande, enhetliga uppgifter om statens lokaler av kontorstyp. En gemensam databas underlättar planeringen av åtgärder för att nå det mål om en inbesparing på 10 miljoner euro genom ett effektivare utnyttjande av lokalerna som skrivits in i regeringsprogrammet. Målet är att ministerier, ämbetsverk och inrättningar ska öka sin aktiva kontroll över lokalerna i synnerhet vid omställningar inom organisationen och då centraliserat utnyttja Senatfastigheter som sakkunnig i frågor som gäller lokaler.

Utveckling av statens upphandling

Produktiviteten inom statsförvaltningens upphandling ökas genom att man höjer användningsgraden och utvidgar användningsområdet för den kollektiva upphandlingen. Också ämbetsverkens upphandling utanför den kollektiva upphandlingen ska utvecklas i enlighet med riktlinjerna i statens upphandlingsstrategi. Genom den nya upphandlingsstrategin har ämbetsverken fått anvisningar bl.a. i hur upphandlingen bör organiseras. År 2010 uppgick beloppet för den gemensamma upphandlingen till 553 miljoner euro. År 2011 beräknas volymen för den kollektiva upphandlingen stiga till 610 miljoner euro. Målet för år 2012 är att man genom de ramarrangemang som görs via Hansel Ab ska nå upp till en volym på 650 miljoner euro för den kollektiva upphandlingen. Genom kollektiv upphandling kan man åstadkomma besparingar på ca 20 % jämfört med separat upphandling. Under de senaste åren har detta inneburit besparingar på ca 100 miljoner euro varje år.

Statens inköpscentral Hansel Ab genomför centraliserade konkurrensutsättningar, sammanställer gemensamma upphandlingsvolymer och är upphandlingssakkunnig inom statsförvaltningen. Bolaget har som mål att genom sin verksamhet främja öppen konkurrens och högklassig upphandling och att bidra till kostnadsbesparingar för statsförvaltningen. Hansel Ab:s verksamhet ska utvecklas på ett sådant sätt att kundtillfredsställelsen och kvaliteten på servicen är fortsatt goda.

Målet enligt regeringsprogrammet är att den kollektiva upphandlingen ska ökas så att man genom den kan uppnå ytterligare besparingar på 55 miljoner euro i året år 2015. Dessutom ska författningsmiljön för den offentliga upphandlingen utvecklas genom att man höjer tröskelvärdena samt genom att man utnyttjar den offentliga upphandlingen bl.a. för att främja innovationer.

6.2. Utveckling av IKT-verksamheten inom den offentliga förvaltningen

Utveckling av informations- och kommunikationstekniken inom den offentliga förvaltningen

Finansministeriet svarar för utvecklandet och styrningen av den verksamhet inom den offentliga förvaltningen som avser informations- och kommunikationsteknik. Lagen om styrning av informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen, som preciserar ministeriets roll och ansvar, trädde i kraft den 1 september 2011. Enligt den nya lagen har finansministeriet förvaltnings- och ansvarsområdesöverskridande behörighet att styra informationsförvaltningen inom hela den offentliga förvaltningen så att det skapas förutsättningar för interoperabilitet för informationssystemen inom den offentliga förvaltningen. Med hjälp av interoperabila informationssystem effektiviserar man den offentliga förvaltningens verksamhet, förbättrar den offentliga servicen och uppnår de omfattande kostnadsbesparingar som sattes som mål i regeringsprogrammet.

Finansministeriet styr den informations- och kommunikationstekniska verksamheten i dess vida bemärkelse, som omfattar bl.a. informationsförvaltning, informationssystem, datanät, datalager, datateknik och utnyttjandet av sådan, informationssäkerhet, utrustningsutrymmen, informations- och kommunikationstekniska tjänster, metoder och lösningar samt styrningen och ledningen, strukturerna, projekthanteringen och författningarna i fråga om denna verksamhet liksom även beredskapen för störningar och undantagsförhållanden.

Styrning och utveckling av statens informations- och kommunikationsteknik

Den statliga styrningen av informations- och kommunikationstekniken liksom de gemensamma informations- och kommunikationstekniska lösningarna utvecklas på fem delområden: elektroniska tjänster, grundläggande informationsteknik, interoperabilitet, gemensamma datasystem samt informationssäkerhet och beredskap. Viktiga utvecklings- och implementeringsobjekt är bl.a en metod med en övergripande arkitektur för den offentliga förvaltningen, en utvärderingsfunktion för de största projekten inom statsförvaltningen när det gäller informationssystem, verkställigheten av den lag som gäller informationsförvaltningen samt styrningen av statens informationssäkerhet och förvaltningens säkerhetsnät.

Med hjälp av en gemensam plattform för elektronisk ärendehantering tillhandahålls elektroniska tjänster inom förvaltningen. Införandet och användningen av systemet med ett ärendekonto utvidgas år 2012. Användningen av nätidentifierings- och betalningstjänsten för medborgare utvidgas som en identifieringslösning när det gäller myndighetstjänster. Systemet med företags- och organisationsidentifiering utvecklas så att det lämpar sig för hela den offentliga sektorn.

För att främja interoperabilitet ska den offentliga förvaltningen följa en gemensam, övergripande arkitektur. År 2012 tar man i bruk en modell för förvaltning av den övergripande arkitekturen inom den offentliga förvaltningen, och stöder inledandet av arbetet med att skapa en arkitektur för målområdena för den övergripande arkitekturen.

Användningen av den gemensamma integrationslösningen för statsförvaltningen utvidgas. Praxis för tillgången till och prissättningen av grunddatabaserna ska slås fast som en grund för beslutsfattandet och enhetliga tekniska gränssnitt för användningen av dem ska definieras. Interoperabilitetsportalen ska utvecklas med avseende på funktionalitet och användning.

Statsförvaltningens gemensamma dokumenthanterings- och arkiveringstjänst utvecklas utifrån den bedömning som gjordes 2011. Federering för identifiering av tjänstemän införs stegvis åren 2011—2012 allt eftersom ämbetsverken har tillräcklig beredskap för det. En gemensam www-publikationsplattform utvecklas utifrån en utredning som kommer att inledas år 2011.

Införandet av en gemensam datakommunikationslösning och kommunikationslösning för statsförvaltningen i de olika ämbetsverken fortsätter. Den konkurrensutsättning av en gemensam arbetsstationslösning som inleds hösten 2011 slutförs, och man har beredskap att ta tjänsten i bruk i slutet av 2012. Drifttjänsternas kostnadseffektivitet utvecklas utifrån den förundersökning som inleds 2011.

Datasäkerhetsarbetet och samarbetet inom förvaltningen effektiviseras i enlighet med statsrådets principbeslut om statsförvaltningens informationssäkerhet från år 2009 genom projekt och åtgärder enligt utvecklingsprogrammet för statens datasäkerhet. För styrning och utveckling av statens informations- och kommunikationsteknik föreslås ca 12,9 miljoner euro år 2012.

Statens och kommunernas gemensamma informationssystemprojekt

Finansministeriet styr den kommunala sektorns nätverksbetonade informationsförvaltningssamarbete och samordnar detta samarbete med statsförvaltningen och andra intressentgrupper samt stöder en reform av kommun- och servicestrukturen och den offentliga servicen. Ministeriets kommunIT-enhet realiserar lösningar för kommunerna i sammanlagt tretton olika servicehelheter, bl.a utvecklande av elektroniska tjänster för barnfamiljer och elektroniska konkurrensutsättningsverktyg för kommuner och samkommuner.

I de lösningar som man har tagit fram ingår som en väsentlig del att revidera verksamhetsmodeller, lägga om processer och rikta den strategiska styrningen enligt önskad målbild. År 2012 ligger tonvikten inom verksamheten på att via de offentliga tjänster som produceras av olika myndigheter stödja kommunerna i införandet av genomförda lösningar, såsom konceptet med kundservicecenter, tjänster för barnfamiljer, utvecklandet av en övergripande arkitektur samt elektroniska konkurrensutsättningsverktyg.

Programmet för att påskynda elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe) inkluderar sju omfattande servicehelheter inom e-servicen: 1. plattform för delaktighet, 2. servicehelheten för den som lär sig, 3. servicehelheten Den egna hälsan, 4. servicehelheten för medborgarens välfärdstjänstplanering, 5. servicehelheten för byggd miljö och boende, 6. servicehelheten för arbetsgivare och 7. servicehelheten för den som startar ett företag. I programmet ingår också utvecklande av sådana stödtjänster för e-servicen som behövs med tanke på de olika servicehelheterna eller som annars anses vara viktiga. Finansministeriet får 2012 ingå avtal eller andra förbindelser som gäller upphandling och leverans av datasystem för projekt för grundläggande utbildning och utbildning på andra stadiet inom servicehelheten för den som lär sig samt upphandling och leverans av datasystem för plattformen för delaktighet, servicehelheten för arbetsgivare, servicehelheten för den som startar eget företag och servicehelheten för byggd miljö och boende.

För kommunernas och statens gemensamma informationssystemprojekt föreslås ett anslag på 18 miljoner euro år 2012. Av finansieringen utgör 9 miljoner euro överföring från kommunernas statsandelar.

Främjande av centrala projekt som gäller informationsförvaltning och informationssystem samt av produktivitetsprojekt genom centraliserad finansiering

Totalt 80 miljoner euro föreslås för informationsförvaltningsprojekt som främjar produktiviteten inom statsförvaltningen, för anskaffning av undersökningar och tjänster samt för centrala informationssystemprojekt. Av denna summa föreslås sammanlagt 8,2 miljoner euro bli överförda på fyra projekt. De valda projekten är projekt för att utveckla informationssystem eller informationsförvaltningsprojekt som syftar till att främja en ökad produktivitet och en övergång till elektroniska tjänster inom de olika förvaltningsområdena. Senare under 2012 ska 71,8 miljoner euro anvisas för projekt som ökar produktiviteten. Av detta belopp beräknas 66,8 miljoner euro gå till projekt som gäller informationssystem och informationsförvaltning och 5 miljoner euro till andra produktivitetsprojekt.

6.3. Statens arbetsgivar- och personalpolitik

Inom statens budgetekonomi arbetar år 2012 ca 83 300 personer, och arbetskraftskostnaderna uppgår till ca 4,6 miljarder euro (tablå 20). Även om de produktivitetsfrämjande åtgärderna minskar behovet av anställda är avgången bland den nuvarande personalen så stor att rekryteringsbehovet inom statsförvaltningen kommer att uppgå till mellan 2 400 och 3 000 personer per år under de närmaste åren.

Avtalsperioden för statens tjänste- och arbetskollektivavtal för 2010—2012 löper ut den 29 februari 2012. I enlighet med det statliga avtalet kom man överens om lönejusteringar 2011 och om vissa andra frågor i det tjänste- och arbetskollektivavtal som undertecknades den 28 februari 2011. Avtalet innehåller en allmän förhöjning på 1,30 % från och med den 1 februari 2011 och en jämställdhetspott på 0,20 % och en ämbetsverkspott på 0,50 % som genomförs den 1 maj 2011. På grund av avtalslösningen har man i denna budgetproposition ökat omkostnadsanslagen med 74 miljoner euro. Av detta anslag har man i den tredje tilläggsbudgetpropositionen för 2011 beaktat 61 miljoner euro.

Enligt förhandsuppgifter steg de statsanställdas inkomster år 2010 med i genomsnitt 3,3 %. På grund av avtalshöjningarna och tillämpningen av avtalen beräknas inkomsterna på motsvarande sätt stiga med 2,9 % år 2011 och 2,3 % år 2012.

Statens arbetsgivarpolitik har som mål att stärka statens konkurrenskraft som arbetsgivare. Arbetslivets kvalitet, arbetets produktivitet och personalens kompetens och välbefinnande i arbetet utvecklas i samarbete med de övriga arbetsmarknadsaktörerna. Tillgången till personal främjas genom att man utvecklar den inre arbetsmarknaden, men den främjas också av att statens arbetsgivarprofil fortsatt har stärkts. Även som arbetsgivare stöder staten förutsättningarna för en utveckling av statsfinanserna genom att förlänga arbetskarriärerna inom statsförvaltningen. Den ålder vid vilken de anställda går i pension har stigit och välbefinnandet i arbetet har hållits på en god nivå om man ser till de mätare som beskriver arbetstillfredsställelsen och utvecklingen i fråga om sjukfrånvaron.

Tillsammans med de övriga ministerierna fortsätter finansministeriet att verkställa det principbeslut om ledarskapspolitiken som statsrådet utfärdade 2008. Som arbetsgivare anser staten det vara viktigt att rekrytera, utveckla och sporra kompetenta chefer, eftersom många chefer kommer att gå i pension under de närmaste åren. På basis av bedömningen i principbeslutet kommer ledarpolicyn i framtiden att särskilt fokusera på satsningar på ledarskapets kvalitet, utveckling av ledarskapssystemet, urval och chefshandledning.

Tablå 20. Nyckeltal som beskriver personalen inom budgetekonomin åren 2009—2012

¹⁾ Uppgifterna för åren 2011 och 2012 är uppskattningar. I dem har man beaktat den minskning av antalet statsanställda som möjliggörs av en förbättrad produktivitet. Andra förändringar i personalen som ingår i budgetpropositionen för 2012 har inte beaktats.

²⁾ I uppskattningarna för 2011 och 2012 har man beaktat de ökningar som föranleds av kända avtalsändringar och av tillämpningen av avtalen samt den minskning av antalet statsanställda som möjliggörs av en förbättrad produktivitet.

Haus Kehittämiskeskus Oy

Haus Kehittämiskeskus Oy är ett statsägt bolag som tillhandahåller utbildning, handledning och utvecklingsstöd inom den offentliga förvaltningen och servicefunktionerna. Sedan 2010 är Haus en intressentenhet inom statsförvaltningen som tillhandahåller utbildnings- och utvecklingstjänster i huvudsak för statsförvaltningen. Haus serviceinnehåll och serviceurval ska utvecklas så att ämbetsverk och inrättningar i framtiden kan utnyttja servicen i större utsträckning, bl.a. i stället för intern utbildning.